Xây dựng và ban hành văn bản có ý nghĩa và vai trò vô cùng quan trọng, đảm bảo thông tin phục vụ quản lý, điều hành và quyết định hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Chức năng cơ bản nhất của văn bản là thông tin. Trong hoạt động của cơ quan, đơn vị, thông tin trong văn bản thường được thể hiện với nhiều mục đích khác nhau như: báo cáo với cấp trên, truyền đạt cho các đơn vị cấp dưới, thông báo một vấn đề, thể hiện các quyết định, chỉ đạo của cấp trên,... Công việc của cơ quan, đơn vị càng nhiều, càng phức tạp thì văn bản được sử dụng càng mang tính đa dạng. Thông qua văn bản, bức tranh toàn cảnh về khối lượng, chất lượng và các loại công việc mà cơ quan đã hoàn thành qua từng thời điểm, giai đoạn được thể hiện rõ nét; đây cũng là cơ sở để đánh giá kết quả hoạt động và hoạch định phương hướng phát triển cho cơ quan, đơn vị trong thời gian tới. Do đó, văn bản được soạn thảo và ban hành cần phải đúng thẩm quyền, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và đảm bảo các yếu tố về mặt thể thức nhằm cung cấp đầy đủ và chính xác các thông tin phục vụ cho việc thực thi, hoạt động và công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan, đơn vị.

Tại Trường Chính trị Bến Tre, trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ đều được thể hiện thông qua văn bản. Hoạt động xây dựng và ban hành văn bản phải đảm bảo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày để đảm bảo giá trị pháp lý luôn nhận được sự quan tâm rất lớn từ phía lãnh đạo nhà trường, đặc biệt khi Trường Chính trị Bến Tre được thay đổi từ đơn vị sự nghiệp trực thuộc Tỉnh ủy và Ủy ban nhân dân tỉnh thành đơn vị sự nghiệp trực thuộc Tỉnh ủy theo Quy định số 29-QĐi/TU ngày 03 tháng 01 năm 2019 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy Bến Tre. Theo đó, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được chuyển đổi từ thể thức văn bản hành chính sang thể thức văn bản của Đảng.

Để đáp ứng yêu cầu đặt ra, trước hết từng phòng, khoa, mỗi công chức, viên chức chủ động tiếp cận, tìm hiểu, nghiên cứu và triển khai thực hiện theo Hướng dẫn số 36-HD/VPTW ngày 03/4/2018 của Văn phòng Trung ương Đảng về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng; Công văn số 2505-CV/VPTU ngày 07 tháng 11 năm 2018 của Văn phòng Tỉnh ủy về việc thực hiện hướng dẫn số 36-HD/VPTW về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng. Song song đó, Trường đã phối hợp Văn phòng Tỉnh ủy tổ chức tập huấn cho đội ngũ viên chức của Trường những kiến thức về xây dựng, ban hành và lưu trữ văn bản theo thể thức văn bản của Đảng.

Tuy nhiên, bên cạnh những thuận lợi, bước đầu của giai đoạn chuyển tiếp, đội ngũ viên chức của nhà trường cũng gặp một số khó khăn như:

Thứ nhất, trong một khoảng thời gian dài các văn bản của nhà trường đều được soạn thảo theo thể thức văn bản hành chính, vì vậy khi thực hiện chuyển sang soạn thảo văn bản theo thể thức văn bản của Đảng đôi lúc còn nhầm lẫn một số yếu tố trong kỹ thuật trình bày giữa hai thể thức văn bản, điều đó dẫn đến tình trạng có nhiều văn bản bị lỗi.

Thứ hai, văn bản soạn thảo theo thể thức văn bản hành chính được thực hiện bởi Thông tư số 01/2011/TT-BNV, trong đó có các phụ lục mẫu một số văn bản hành chính thông thường. Văn bản soạn thảo theo thể thức văn bản của Đảng được thực hiện bởi Hướng dẫn số 36-HD/VPTW của Văn phòng Trung ương Đảng nhưng trong đó không có các phụ lục văn bản mẫu. Vì vậy, thời gian đầu khi tiếp cận với việc soạn thảo văn bản theo thể thức mới sẽ gặp một số khó khăn nhất định như việc xác định từng thể loại văn bản, mỗi thể loại văn bản được kết cấu chưa phù hợp với tính chất, nội dung và mục đích ban hành của văn bản.

Tuy vậy, những khó khăn trên chỉ mang tính chủ quan và hoàn toàn có thể nhanh chóng giải quyết được sau một khoảng thời gian ngắn nếu bằng sự nổ lực nghiên cứu, học tập từ chính bản thân mỗi viên chức sẽ góp phần cho công tác tham mưu cho lãnh đạo nhà trường ban hành văn bản đúng thể thức và kỹ thuật trình bày, bảo đảm giá trị pháp lý và giá trị thực tiễn của văn bản trong triển khai thực hiện./.